1、明确需求和目标：明确年会的主题、规模、预算、参与人群等基本信息，这将有助于策划公司更好地了解您的需求和目标，并制定出符合您要求的策划方案。

2、寻找专业的策划公司：可以通过网络搜索、朋友推荐、行业内的口碑等方式，寻找专业的年会策划公司，查看公司的过往案例、客户评价、团队实力等方面，以评估其专业能力和服务质量。

3、沟通与交流：与策划公司进行沟通，详细阐述您的需求和目标，策划公司应该能够理解并转化您的想法为具体的策划方案，在沟通过程中，您可以询问策划公司的服务流程、创意理念、执行团队等方面的信息。

4、策划方案的制定：策划公司应根据您的需求和目标，制定详细的年会策划方案，方案应包括活动流程、节目安排、场地布置、餐饮安排、交通安排等方面的内容，策划公司还应考虑到活动的安全、环保等方面的问题。

5、执行与监督：在年会策划过程中，策划公司应负责协调各方面的资源，确保活动的顺利进行，您也可以对活动的执行过程进行监督，确保活动按照策划方案进行。

6、后期评估与总结：活动结束后，策划公司应提供后期评估和总结报告，以便您了解活动的效果和收获，您也可以向策划公司反馈活动的优点和不足，以便其不断改进和提升服务质量。

在寻找年会策划公司时，可以考虑一些知名的年会策划公司，如：

1、百合佳缘文化传播有限公司：专业从事庆典活动策划、年会策划、会议策划等业务，具有丰富的经验和专业的团队。

2、创意星空文化传播有限公司：提供一站式活动策划服务，包括年会策划、节目编排、场地布置等。

3、东方佳艺文化传播有限公司：在年会策划方面具有较高的知名度和口碑，能够根据客户需求制定出符合要求的策划方案。

只是一些建议和考虑因素，具体选择还需根据您的实际需求和预算来决定，在选择年会策划公司时，建议您多加留意公司的实力、口碑和服务质量等方面，以确保活动的顺利进行和达到预期效果。